IT-Beschaffung: Fünf Schritte zum geeigneten IT-Dienstleister

Pflichtenheft, Beurteilungskriterien, Meilensteine: Folgende systematische Vorgehensweise kann Ihnen helfen, den geeigneten IT-Dienstleister zu ermitteln.

1. Das Pflichtenheft:

Zunächst liegt der Ball bei Ihnen (dem Auftraggeber). Sie müssen sich ausreichend Gedanken über Ihr Gesamtvorhaben machen. Bedenke: Eine Minute Planung ersetzt sieben Minuten operative Umsetzung.

• Was ist der gewollte Soll-Zustand?
• Wo liegen die spezifischen Verantwortlichkeiten? Erstellen Sie eine RASCI-Matrix.
• Welche Schnittstellen sind zu beachten? Besteht eine Interoperabilität mit der bestehenden IT-Infrastruktur?
• Welche funktionalen Anforderungen müssen umgesetzt werden? Welchen Mehrwert soll die Software liefern, welches Bedürfnis befriedigen?
• Nicht-funktionale Anforderungen: Bedarf es einer Individualsoftware oder ist auch eine Standardsoftware geeignet? Wer übernimmt die Einschulung und die Wartung?

Wichtig: Je genauer das Pflichtenheft, desto wahrscheinlicher der Projekterfolg. Stecken Sie die Köpfe zusammen und nehmen Sie sich ausreichend Zeit für eine angemessene Planung. Bestehen Sie auf ein “Commitment” der Unternehmensführung.

2. Die Beurteilungskriterien:

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie der geeignete IT-Dienstleister ermittelt werden soll. Überlegen Sie auch, nach welchen Schlüsseln die einzelnen Beurteilungskriterien gewichtet werden. Mögliche Beurteilungskriterien sind:

• Erfüllung der vorgegebenen Qualitätsmerkmale;
• Projektteam;
• Preis;
• Referenzen;
• Unternehmenshistorie (Bonität);
• Mitarbeiterprofile der potentiellen Auftragnehmer;
• Ist eine langjährige Wartung sichergestellt;
• Reputation der Software und des Unternehmens;
• Bekannte Sicherheitsschwachstellen.

3. Generalunternehmen oder verschiedene Auftragnehmer:

Überlegen Sie, ob die Beauftragung eines Generalunternehmens, oder aber verschiedener Auftragnehmer, vorteilhaft ist. Aus rechtlicher Sicht ist in der Regel die Beauftragung eines Generalunternehmens zu bevorzugen. In einem etwaigen Rechtsstreit ist es nämlich schwierig nachzuweisen (Achtung: Beweislastumkehr im Sinne des § 1298 ABGB), wer den Schaden kausal verursacht hat. Dieses Problem stellt sich bei der Beauftragung eines Generalunternehmers nicht.

4. Sondierung des Marktes:

Sondieren Sie, auch unter Heranziehung der unter Punkt 2. genannten Beurteilungskriterien, welche IT-Dienstleister grundsätzlich in Betracht kommen. Hier kann es freilich ratsam sein, einen Branchenkenner beratend hinzuzuziehen.

5. Kontaktaufnahme mit vorausgewählten IT-Dienstleistern:

Kontaktieren Sie die potentiellen Auftragnehmer nun auf Basis eines standardisierten Aufforderungsschreiben zur Angebotsabgabe. Elemente dieses Schreibens sind:

• Der Vertragsentwurf: Zumindest die Eckpfeiler des Vertrages sollten bereits definiert sein;
• Das Pflichtenheft: Siehe dazu Punkt 1;
• Aufforderung zur Erstellung des Lastenheftes: Definieren Sie auch, ob ein Kostenersatz für die Erstellung des Lastenheftes zusteht;
• Beantwortung eines Fragenkatalogs: Gehen Sie unter anderem auf die Aspekte “Datensicherheit” und “Datenschutz“, aber auch “Lizenzrechte” (Stichwort: Open Source) ein. Möglicherweise ist eine Audit vor Ort (siehe auch Art 28 DSGVO) empfehlenswert;
• Definieren Sie weiters Abgabefristen, Termine und etwaige Meilensteine (Projektmanagement).

Ich stehe Ihnen bei Fragen der IT-Beschaffung gerne zur Verfügung.

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