Häufige Streitpunkte bei Softwareimplementierungen – und wie man sie vermeidet

Softwareprojekte gehören zu den komplexesten Vorhaben moderner Unternehmen. Sie berühren Technik, Prozesse, Recht, Organisation – und vor allem Menschen. Kein Wunder, dass es dabei regelmäßig zu Konflikten kommt. Viele dieser Streitpunkte wiederholen sich in nahezu jedem Projekt. Wer sie früh erkennt, kann viel Geld, Zeit und Nerven sparen.

Im Folgenden findest Du die häufigsten Konfliktzonen aus der Praxis – und Ansätze, wie man sie entschärft.

1. Unklare Anforderungen (Scope)

Der größte Klassiker: Auftraggeber und Auftragnehmer haben unterschiedliche Bilder davon, was eigentlich geliefert werden soll.

Typische Probleme:

• Keine klare Dokumentation der Anforderungen
• Unterschiedliche Erwartungshaltungen zwischen Fachabteilung und IT
• Fehlende Priorisierung
• Scope‑Creep durch ungeplante Änderungen

Best Practice:Saubere Anforderungsanalyse, klare Abnahmegrundlagen und ein strukturiertes Change‑Request‑Verfahren.

2. Unrealistische Zeitpläne

Viele Projekte scheitern nicht am Inhalt – sondern am Timing.

Typische Gründe:

• Zu optimistische Planungen
• Fehlende interne Ressourcen
• Änderungen ohne Anpassung des Zeitplans

Best Practice:Realistische Zeitplanung, transparente Meilensteine, regelmäßige Projekt-Reviews.

3. Lizenzrecht, Nutzungsrechte & Software‑Compliance

Ein zunehmend kritischer Streitpunkt ist Software‑Compliance. Sie betrifft die Einhaltung von Lizenzbedingungen, regulatorischen Vorgaben und technischen Standards.

Typische Konflikte:

• Falsche Interpretation des Lizenzmodells
• Nutzungsrechte sind zu eingeschränkt für den Projektbedarf
• Risiken beim Einsatz von Open‑Source‑Software (z. B. Copyleft)
• Fehlende Software‑Compliance‑Prozesse im Unternehmen

Warum das wichtig ist:Verstöße können zu hohen Kosten, Projektstopps oder rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Gerade bei SaaS‑Modellen, KI‑Systemen oder Drittanbieter‑APIs ist Software‑Compliance ein Muss, um Risiken zu vermeiden.

Best Practice:

• Klare Lizenz- und Nutzungsrechte definieren
• Open‑Source‑Compliance prüfen
• Software‑Compliance‑Prozesse implementieren
• Frühzeitige juristische Bewertung von Compliance‑Risiken

4. Integrationsprobleme und technische Abhängigkeiten

Software ist selten eine Insel.

Typische Konflikte:

• Unklare oder fehlerhafte Schnittstellen
• Abhängigkeiten zu anderen Systemen werden unterschätzt
• Verantwortlichkeiten zwischen mehreren Lieferanten sind ungeklärt

Best Practice:Frühe Schnittstellenanalyse, technische Proof‑of‑Concepts, klare Verantwortlichkeitsregeln.

5. Datenqualität und Migration

Viele Implementierungen scheitern nicht an der Software – sondern an den Daten.

Streitpunkte:

• Wer bereitet die Daten auf?
• Wer prüft die Qualität?
• Wie läuft der Migrationsprozess?

Best Practice:Mehrstufige Testmigrationen, definierte Abnahmekriterien, klare Rollenverteilung.

6. Datenschutz & Informationssicherheit

Durch DSGVO, NIS‑2, CRA und weitere EU‑Regelwerke ist Datenschutz kein Nebenthema mehr.

Typische Konflikte:

• Unklare Rollenverteilung (Verantwortlicher vs. Auftragsverarbeiter)
• Fehlende technische Maßnahmen
• Unvollständige AV‑Verträge
• Sicherheitsanforderungen werden nicht eingehalten

Best Practice:Frühe Datenschutzprüfung, vollständige Dokumentation, Security‑by‑Design.

7. Mitwirkungspflichten

Viele Projekte verzögern sich, weil interne Ressourcen fehlen.

Typische Probleme:

• Key‑User zu wenig verfügbar
• Fehlende Rückmeldungen
• Entscheidungen dauern zu lange

Best Practice:Konkrete Mitwirkungspflichten im Vertrag, klare Eskalationsmechanismen.

8. Abnahmekonflikte

Die Abnahme entscheidet über Zahlung, Gewährleistung und Projektabschluss.

Häufige Reibungspunkte:

• Keine klare Definition der Abnahmekriterien
• Unklare Testdokumentation
• Fehlende Transparenz über Testfälle

Best Practice:Strukturierte Testprozesse, schriftliche Abnahmeprotokolle, Teilabnahmen.

9. Dokumentation und Schulung

Ein unterschätzter Faktor für die spätere Nutzung und Betriebssicherheit.

Typische Konflikte:

• Dokumentation fehlt oder ist zu technisch
• Schulungen zu knapp
• Benutzer werden nicht abgeholt

Best Practice:Rollenbasierte Schulungskonzepte, verständliche Dokumentation, kontinuierliches Enablement.

Fazit

Softwareimplementierungen scheitern selten an der Technik – viel häufiger an Kommunikation, Erwartungen und fehlender Klarheit.Durch professionelle Projektsteuerung, klare Verträge und eine starke Software‑Compliance‑Struktur können viele Risiken eliminiert werden.

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