Verhalten bei einem Lizenz-Audit – Strategischer Leitfaden für Unternehmen

Verhalten bei einem Lizenz-Audit – Strategischer Leitfaden für Unternehmen

Ein Lizenz-Audit ist kein rein technischer Vorgang, sondern ein rechtlich sensibles Ereignis mit strategischer Tragweite. Es geht um mehr als nur die Prüfung von Lizenzzahlen – es geht um Vertrauen, Verhandlungspositionen, Haftungsrisiken und die Reputation des Unternehmens.

1. Vertragsgrundlage schaffen

Ein Lizenz-Audit ist nur zulässig, wenn es vertraglich vereinbart wurde. Fehlt eine Audit-Klausel, kann der Anbieter das Audit nicht erzwingen. Die Klausel muss transparent, verhältnismäßig und individuell vereinbart sein – sonst droht ihre Unwirksamkeit nach §§ 864a und 879 Abs 3 ABGB. Besonders kritisch sind Klauseln in AGB oder End-User-License-Agreements, die ohne echte Verhandlung eingebunden wurden.

2. Audit als strategisches Ereignis begreifen

Ein Lizenz-Audit ist oft ein aggressiv geführtes Verkaufsgespräch. Ziel ist nicht nur Kontrolle, sondern häufig auch Nachlizenzierung oder Vertragsverlängerung. In der Praxis endet ein Audit oft mit dem Erwerb neuer Lizenzen für die Folgeperiode. Nur bei hohem Volumen wird auf kostenpflichtiger Nachlizenzierung bestanden. Wichtig ist: Der Anwender sollte sich eine verbindliche Abschlusserklärung geben lassen, die bestätigt, dass mit der Nachlizenzierung alle offenen Punkte bereinigt sind.

3. Lizenzmanagement vorbereiten

Ein professionelles Software-Lizenzmanagement ist der beste Schutz vor bösen Überraschungen. Es sollte folgende Punkte abdecken:

• Dokumentation aller eingesetzten Softwareprodukte
• Erfassung der Nutzungsintensität
• Archivierung von Lizenznachweisen (Rechnungen, Lizenzkeys, Zertifikate)
• Regelmäßige interne Audits zur Selbstkontrolle

4. Auditablauf vertraglich regeln

Der Ablauf eines Audits sollte präzise geregelt sein:

• Maximal alle zwei Jahre
• Dauer: 30–45 Tage
• Durchführung während der Geschäftszeiten
• Remote oder vor Ort – je nach Vereinbarung
• Einsatz von Inventarisierungstools nur bei ausdrücklicher Zustimmung
• Klare Definition, welche Nachweise als gültige Lizenz gelten (z. B. Rechnung, Lizenzvertrag, Zertifikat)

5. Datenschutz und Geheimnisschutz sicherstellen

Audits können Einblick in Geschäftsgeheimnisse geben. Daher:

• Abschluss von Verschwiegenheitserklärungen
• Durchführung durch unabhängige Dritte (z. B. Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte)
• Schutz personenbezogener Daten gemäß DSGVO
• Keine automatische Ableitung von Auditverzicht aus Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, ISO 5230)

6. Verhalten im Audit

• Kooperativ, aber kontrolliert: Nur das offenlegen, was notwendig ist.
• Keine vorschnellen Zugeständnisse – jede Nachlizenzierung sollte verhandelt werden.
• Dokumentation aller Gespräche und Ergebnisse.
• Abschluss mit einer schriftlichen Erklärung, dass keine weiteren Forderungen bestehen.

7. Präventive Maßnahmen

• Lizenz-Audit-Klauseln sollten fair und ausgewogen sein.
• Bei SaaS-Verträgen ist eine Remote-Prüfung üblich – auch hier gelten dieselben Schutzmechanismen.
• Die Kosten des Audits sollten vertraglich geregelt sein – idealerweise trägt jede Partei ihre eigenen Kosten.

Fazit:Ein Lizenz-Audit ist kein Grund zur Sorge – sondern ein Anlass zur strategischen Selbstprüfung. Wer vorbereitet ist, schützt nicht nur sich selbst, sondern stärkt auch die eigene Verhandlungsposition gegenüber dem Anbieter. Ein professionelles Lizenzmanagement, klare Vertragsregelungen und ein souveränes Auftreten im Audit sind die Schlüssel zur Sicherheit.

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